Die Verwaltung von Häusern in Österreich unterliegt in der Regel der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A). Dieses vereinfachte System ist für viele eine Erleichterung, birgt aber bei der Umsetzung in modernen Buchhaltungssystemen eine überraschende Komplexität. Hier setzen wir mit unserer Hausverwaltungssoftware andromeda.ONE an: Wir lösen dieses technische Dilemma elegant für Sie, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihre Liegenschaften.
Was bedeutet Einnahmen-Ausgabenrechnung (E/A) eigentlich?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (auch IST-System) ist in Österreich eine vereinfachte Methode der Gewinnermittlung. Sie wird von Unternehmern genutzt, die nicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung) verpflichtet sind – was auf die meisten Hausverwaltungen zutrifft.
Das zentrale Prinzip der E/A ist das Zufluss- und Abflussprinzip. Da zählt der Zeitpunkt des Geldflusses! Einnahmen und Ausgaben werden erst erfasst, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist (also bezahlt oder erhalten wurde), nicht bereits bei der Rechnungsstellung.
Ihr Liquiditätsvorteil durch die E/A-Rechnung
Dieser Mechanismus bietet Ihnen als Rechnungsaussteller einen klaren Vorteil:
- Ausgangsrechnungen: Sie müssen die Umsatzsteuer für Ihre Erlöse nicht in Vorleistung beim Finanzamt bezahlen. Die Abfuhr der Steuer erfolgt erst, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich beglichen hat und Sie somit liquide sind.
- Eingangsrechnungen: Analog dazu können Sie sich die Vorsteuer erst dann vom Finanzamt zurückholen, wenn Sie die entsprechende Eingangsrechnung selbst bezahlt haben.
Wann ist die Einnahmen-Ausgabenrechnung (E/A) anwendbar?
Die Frage, wann man die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) anwenden darf und wann die Pflicht zur Bilanzierung besteht, hängt in Österreich von der Rechtsform und den Umsatzgrenzen ab.
Wer darf die E/A-Rechnung anwenden?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung steht grundsätzlich folgenden Unternehmensformen offen:
- Freiberufler
- Kleingewerbetreibende (z.B. Einzelunternehmer, OG, KG)
Wer muss zwingend bilanzieren (Doppelte Buchhaltung)?
Die doppelte Buchhaltung (Bilanzierung) ist zwingend erforderlich für:
- Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG)
Die Umsatzgrenzen: Wann muss gewechselt werden?
Auch Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen zur doppelten Buchhaltung (Bilanzierung) wechseln, sobald sie bestimmte Umsatzgrenzen überschreiten.
Der Wechsel wird fällig, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Überschreitung von 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren.
- Überschreitung von 1.000.000 Euro Umsatz in einem einzigen Kalenderjahr.
Das technische Dilemma: Doppelte Buchführung trifft E/A
Fast alle Buchhaltungsapplikationen basieren im Kern auf der doppelten Buchführung (Bilanzierung), da diese das komplexere, aber auch umfassendere System ist.
Die Herausforderung besteht darin, das einfache E/A-Prinzip mit den Werkzeugen des komplexen Bilanzsystems abzubilden. Viele Systeme scheitern hier oder erzeugen fehleranfällige Umwege.
Wir bei ONE haben uns dieser Herausforderung gestellt und sie gemeistert.
ONEs clevere Lösung: Die „Nicht Fällig“-Konten
1. Buchhaltungstyp des Rechnungsausstellers
In ONE legen Sie den gewünschten Buchhaltungstyp direkt beim Rechnungsaussteller fest. Dies ist die zentrale Steuerung für alle folgenden Buchungen des Rechnungsausstellers.
Zur Auswahl stehen:
- Bilanzbuchhaltung (Doppelte Buchhaltung)
- Einnahmen-Ausgabenrechnung (E/A-Rechnung)
Sobald ein Typ eingestellt ist, gilt die entsprechende spezielle Buchungsmethodik für alle zugehörigen Vorgänge.
Bild 1: Rechnungsaussteller Einstellung -Buchhaltungstyp
2. Die Rolle der „Nicht Fällig“-Konten (E/A-Rechnung)
Wird die Einnahmen-Ausgabenrechnung gewählt, verwendet ONE eine spezielle Methode, um die steuerliche Relevanz erst beim tatsächlichen Geldfluss zu berücksichtigen (Ist-Besteuerung).
Bei der initialen Buchung der Rechnung werden anstelle der standardmäßigen Aufwands-, Erlös- und Steuerkonten sogenannte „Nicht Fällig“-Konten (auch Schattenkonten genannt) verwendet.
- Diese Konten werden automatisch angelegt, falls sie noch nicht existieren.
- Das Präfix „N“ (z.B. N57000) kennzeichnet sie als „Nicht fällig“-Konten.
3. Buchungsbeispiele im Vergleich
Im Nachfolgenden ist ein Beispiel, wie eine ER in der Bilanzbuchhaltung gebucht werden würden
ER Buchung doppelte Buchhaltung:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| S57000 Baumeister | 5.000 € | |
| S25000 Vorsteuer | 1.000 € | |
| K33175 Keditor X | 6.000 € |
Wenn die „Einnahmen-Ausgabenrechnung“ beim Rechnungsaussteller eingestellt wird, so sie die Buchung wie folgt aus:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| N57000 Baumeister (nicht fällig) | 5.000 € | |
| N25000 Vorsteuer (nicht fällig) | 1.000 € | |
| K33175 Keditor X | 6.000 € |
4. Besondere Berücksichtigung in der Hausverwaltung
Diese Unterscheidung ist besonders relevant für die Hausverwaltungsbranche:
- Fachliche Relevanz: Die Beträge auf den „Nicht fällig“-Konten fließen direkt in die Fachlichkeit der Hausverwaltung ein (z.B. in Abrechnungen und Budgetierungen), da sie den wirtschaftlichen Aufwand darstellen.
- Steuerliche Relevanz: Die „Nicht fällig“-Konten werden nicht in steuerlichen Meldungen (wie der UVA) berücksichtigt.
Die Beträge werden erst steuerlich relevant, sobald die Rechnung durch eine Zahlung oder Teilzahlung beglichen wird. In ONE erkennen wir die Zahlung durch eine erfolgreiche Auszifferung des offenen Postens (OP).
5. Auslöser der steuerlichen Relevanz
Die Beträge der Rechnung werden erst dann steuerlich relevant, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt wird (Ist-Besteuerung).
In ONE erkennen wir die Zahlung durch die Auszifferung des Offenen Postens (OP) der Rechnung.
Bild 2: Offener Posten mit 2 Auszifferungen
6. Der Umbuchungsprozess
Die Auszifferung löst eine automatische Umbuchung vom „Nicht fällig“-Konto (N-Konto) auf das „Normale“ Sachkonto (S-Konto) aus. Diese Umbuchung macht den Betrag steuerlich wirksam.
Dieser Schritt wird in zwei separaten Buchungen durchgeführt – eine für den Aufwand und eine für die Steuer:
| Ziel der Umbuchung | Steuerliche/Fachliche Anforderung |
|---|---|
| Aufwand (z.B. S57000) | Muss zwingend in die Abrechnungsperiode gebucht werden, in der die Leistung erbracht wurde. |
| Steuer (z.B. S25000 Vorsteuer) | Muss zwingend in der Rechnungsperiode bleiben, da diese für die UVA relevant ist. |
Diese Trennung ist in der Hausverwaltung notwendig, da Aufwände häufig in die Vorperiode abgegrenzt werden können, während die Steuer beim aktuellen Rechnungsdatum verbleibt.
7. Buchungssätze der Umbuchung
A. Aufwandsumbuchung
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| S57000 Baumeister | 5.000 € | |
| N57000 Baumeister (nicht fällig) | 5.000 € |
B. Steuerumbuchung
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| S25000 Vorsteuer | 1.000 € | |
| N25000 Vorsteuer (nicht fällig) | 1.000 € |
8. Umgang mit Teilzahlungen
Bisher haben wir eine Vollauszifferung betrachtet. Selbstverständlich unterstützt ONE auch mehrere Teilauszifferungen (Teilzahlungen) pro Eingangsrechnung nahtlos.
Sie sehen im Buchungsjournal (Bild 3), dass der Buchungsprozess durch jede Teilauszifferung entsprechend erweitert wird.
Bild 3: Buchungsjournal für E/A Buchung mit 2 Auszifferungen
Exkurs: Der CentausgleichONE arbeitet hier mit höchster Präzision: Der sogenannte Centausgleich verteilt die Cent-Werte bei der aliquoten Aufteilung auf die Aufwands- und Steuerpositionen so exakt wie möglich. Dies stellt sicher, dass die Beträge der Auszifferung immer genau stimmen. (Weitere Details dazu folgen in einem separaten Beitrag.)
9. Automatisierte Korrekturprozesse
Anhand des Buchungsjournals wird schnell deutlich, wie umfangreich die Buchungen werden können. Doch gerade bei der Korrektur von Fehlern spielt ONE seine Stärke aus.
Wenn in einem fortgeschrittenen Zustand ein Fehler auftritt und dieser korrigiert werden muss, führt ONE folgende komplexe Schritte automatisch durch:
- Stornierung aller vorherigen Buchungen.
- Neubuchung des korrigierten Vorgangs.
- Automatische Zuweisung der Teilauszifferungen vom alten (stornierten) Offenen Posten auf den Offenen Posten der Folgebuchung.
Das sieht dann aus, wie in dem Bild 4.
Bild 4: Buchungsjournal für E/A Buchung mit Storno und Korrektur
10. Ihr Vorteil: Vertrauen durch Transparenz
Das Schöne daran: Sie müssen sich mit diesen komplexen Storno- und Neuzuordnungsprozessen nicht im Detail beschäftigen. ONE erledigt all dies zuverlässig im Hintergrund.
Uns ist es jedoch wichtig, dass Sie wissen, wie ONE im Hintergrund arbeitet und dass Sie die Prozesse jederzeit kontrollieren können.
Unser Ziel: Durch diese Transparenz möchten wir Ihr Vertrauen in die Applikation aufbauen. Wir wünschen uns, dass Sie ONE so sehr vertrauen, dass Sie jeden Klick selbstbewusst und ohne Hinterfragen ausführen können.
Damit gewinnen Sie das Wichtigste zurück: Zeit für Wesentliches – vielleicht für einen richtig guten Kaffee! ☕
