Die Anforderungen an Haus- und Immobilienverwaltungen steigen kontinuierlich: mehr Objekte, höhere gesetzliche Anforderungen und wachsende Erwartungen von Eigentümern und Mietern. Wer als Hausverwaltung trotzdem effizient arbeiten und wachsen will, braucht Prozesse, die skalieren. Digitalisierung und Automatisierung in der Hausverwaltung sind dafür keine kurzfristigen Trends, sondern die Voraussetzung für langfristigen Erfolg.
In diesem Artikel erklären wir, was beide Begriffe konkret bedeuten, welche Prozesse sich automatisieren lassen – und wie eine spezialisierte Hausverwaltungssoftware wie unser andromeda.ONE beides in einem System vereint.
Was bedeutet Digitalisierung in der Hausverwaltung?
Digitalisierung bedeutet im Kern: papierbasierte oder manuelle Abläufe in digitale Prozesse zu überführen. Statt Aktenordner, handgeschriebener Notizen und Excel-Tabellen werden alle Informationen strukturiert in einer zentralen Hausverwaltungssoftware erfasst, gespeichert und verwaltet.
Für eine Hausverwaltung umfasst das typischerweise:
- Objekt- und Einheitenverwaltung
- Digitale Miet- und Eigentümerverträge
- Elektronisches Dokumentenmanagement statt Papierarchiv
- Digitale Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
- Online-Zugänge und Portale für Eigentümer und Mieter
Das Ziel: Alle relevanten Informationen jederzeit, von überall und für alle Beteiligten transparent zugänglich zu machen.
Was bedeutet Automatisierung in der Hausverwaltung?
Automatisierung geht noch einen Schritt weiter. Wiederkehrende Aufgaben werden dabei nicht mehr manuell ausgeführt, sondern von der Software eigenständig erledigt. Hierzu muss lediglich ein entsprechender Workflow einmalig definiert und erstellt werden. In Zukunft kann ein solcher Prozess dann zu festgelegten Zeitpunkten oder definierten Ereignissen automatisch ausgelöst werden.
Typische Beispiele für automatisierte Abläufe in andromeda.ONE:
- Automatisierte Wertsicherungen und Mietzinsanpassungen: Die Software erkennt, wenn ein Vertrag eine Indexanpassung erlaubt, und erstellt automatisch die entsprechende Benachrichtigung.
- Mahnwesen: Das System generiert bei Zahlungsverzug selbstständig Mahnschreiben, berechnet Gebühren und Zinsen und übernimmt den Versand per Mail oder Postdienstleister.
- Fristenerinnerungen: Ablaufende Verträge, ausstehende Wartungen oder andere zeitkritische Events werden automatisch eskaliert.
- Dokumentenversand: Vorschreibungen, Abrechnungen, Protokolle und Reports werden nach Fertigstellung automatisch an die richtigen Empfänger versendet.
- Automatisierter Zahlungsverkehr: Bankdatenträger verbundener Bankkonten werden via EBICS automatisiert importiert und in der Finanz-Buchhaltung die entsprechenden Zahlungen verbucht.
Der entscheidende Unterschied: Bei der Digitalisierung übernimmt der Mitarbeiter weiterhin die meisten Schritte – nur digital statt analog. Bei der Automatisierung übernimmt das System ganze Prozessketten selbstständig.
Bei andromeda.ONE kommen Digitalisierung & Automatisierung zusammen
Mit Digitalisierung schafft man die Datenbasis – mit Automatisierung nutzt man diese. Eine Hausverwaltungssoftware, die alle Daten zentral bündelt, ist die Voraussetzung dafür, dass wiederkehrende Prozesse überhaupt automatisiert werden können. Erst wenn Verträge, Fristen, Eigentümerdaten und Kommunikation digital vorliegen, kann eine Software eigenständig auf Ereignisse reagieren und Abläufe anstoßen.
Genau das bildet andromeda.ONE als integriertes ERP-System ab: eine durchgängige Systemumgebung, in der Digitalisierung und Automatisierung ineinandergreifen.
Ein klassischer automatisierter Workflow in andromeda.ONE
andromeda.ONE unterstützt Hausverwaltungen dabei, die häufigsten und zeitaufwändigsten Prozesse zu automatisieren. Als Beispiel wie ein automatisierter Workflow in andromeda.ONE aussieht, können wir uns an dieser Stelle den Vorschreibungslauf ansehen:
Die Automatisierung für den Vorschreibungslauf kann unter dem Menüpunkt Assistent gestartet werden.
Zum Monatsbeginn werden für die Objekte der Hausverwaltung die Verschreibungen basierend auf den definierten Variablen erstellt. Der Assistent zieht sich alle nötigen Stammdaten (Objekt, Bestandseinheiten, Verträge, Personen,…) aus dem , ermittelt so alle relevanten Empfänger, generiert die korrekten Dokumente per PDF und versendet diese per E-Mail oder reicht sie als Postbriefe zur Verarbeitung an den verknüpften Postdienstleister weiter.
Gibt es irgendwo einen Fehler, wird der Balken rot und die BenutzerIn kann direkt in die Detailsicht der Verarbeitung wechseln. Dort könnte man diese direkt in den Stammdaten beheben und den Assistent wieder fortsetzen.
Durch die Nutzung dieses Prozesses und weiterer automatisierter Workflows kann der Zeitaufwand für wiederkehrende Routineaufgaben deutlich reduziert werden.
Fazit
Digitalisierung und Automatisierung sind keine kurzfristigen Trends, sondern zentrale Bausteine für nachhaltigen Unternehmenserfolg in der Immobilienverwaltung. Gerade für wachsende Hausverwaltungen wird eine integrierte Hausverwaltungssoftware daher zum strategischen Erfolgsfaktor.
Der klare Branchenfokus von andromeda.ONE sorgt dafür, dass Funktionen nicht allgemein gehalten, sondern speziell auf die Anforderungen von Immobilien- und Hausverwaltungen zugeschnitten sind. Das Ergebnis ist eine ERP-Hausverwaltungssoftware, die Prozesse nicht nur digital abbildet, sondern gezielt vereinfacht und beschleunigt.
